MATERI SURAT RESMI

Selamat berjumpa kembali di blog saya,
Kali ini saya akan menengahkan satu materi yaitu Surat Resmi. Materi ini masuk dalam ranah kompetensi dasar menulis yang ada baik di jenjang SMP maupun SMA. Mari kita simak bersama.

Surat

Surat adalah media komunikasi tidak langsung yang digunakan untuk menyampaikan pikiran, gagasan, maksud, isi hati yang dinyatakan dalam bentuk tulisan. Secara umum surat dibagi menjadi 2, yaitu surat pribadi dan surat resmi.

Surat resmi/ dinas

surat resmi adalah bentuk kominkasi tulis dengan bahasa Indonesia yang baku dari satu pihak kepada pihak lain yang berhubungan dengan masalah kedinasan. Surat resmi dapat berupa surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

Bagian surat resmi (Struktur)

1.        Kepala atau kop surat

Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri dari:

1)      Logo atau lambang lembaga

2)      Nama lembaga

3)      Alamat lembaga

4)      Nomor telepon atau faximile

Fungsi kepala Surat yaitu untuk mengetahui nama dan alamat kantor lembaga, menginformasikan bidang usaha dan jenis kegiatan serta sebagai alat promosi.

2.        Nomor Surat

Penomoran surat berguna untuk:

1)             Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan

2)             Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan

3)             Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya.

4)             Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

3.        Tanggal penulisan surat

Cara penulisan surat untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena sudah tercantum pada kepala surat.

4.        Lampiran yang disertakan

Penulisan lampiran yang disertakan dalam surat ditulis di bawah nomor surat dengan menyebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas.

5.        Hal atau perihal

Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk  kepada pembaca tentang pokok dalam surat.

6.        Alamat tujuan

Alamat tujuan terdapat pada dua tempat. Pertama ditulis disampul kertas, kedua alamat yang ditulis pada bawah nomor, prihal surat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan, yaitu:

1)        Kata kepada tidak digunakan karena memiliki unsur kemubadziran

2)        Ungkapan ‘Yang terhormat’ atau Yth. tidak dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang, serta sebutan Bapak, Ibu atau Sdr. hanya digunakan apabila diikuti nama orang. 

3)        Pada akhir setiap baris tidak menggunakan tanda titik, kecuali ada singkatan.

4)        Tidak menggunakan tanda baca yang tidak bermanfaat seperti huruf kapital yang mencolok atau garis bawah.

5)        Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan memudahkandalam mengirimkan surat tersebut.

7.        Salam Pembuka

Salam pembuka berguna untuk membuka pembicaraan dalam surat secara adab. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang berisi berita.

8.        Isi Surat

Surat yang baik terdiri dari tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, inti dan penutup. Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Bagian inti berisi maksud utama pengiriman surat. Sedangkan bagian penutup merupakan penegasan, kesimpulan, harapan dan ucapan terimakasih.

9.        Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi.

10.    Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu.

11.    Tembusan

Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.  Pada dasarnya format penulisan antara surat resmi dan surat tidak resmi sama saja. Yang membedakan hanyalahh kepala atau kop surat. Surat Resmi wajib menyertakan kop surat, sedangkan surat tidak resmi tidak memilliki kewajiban tersebut.

ciri-ciri dari surat resmi:

1.    Menggunakan kop atau kepala surat, apabila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu

2.    Terdapat Nomor surat,lampiran dan perihal

3.    Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan

4.    Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang baik

5.    Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

Syarat-syarat surat resmi

1.    Surat resmi harus memiliki maksud yang jelas. Setiap surat yang ditulis harus jelas bagi yang membaca.

2.    Surat resmi harus memiliki bahasa yang lugas. Bahasa yang digunakan tidak berbelit-belit. Setiap kata yang digunakan mempunyai fungsi tertentu, tidak ada kata yang berlebih atau tidak berfungsi.

3.    Surat resmi harus disusun dengan singkat. Supaya tidak menggunakan kertas yang terlalu banyak dan tidak menggunakan waktu yang lama untuk membacanya.

4.    Surat resmi harus memuat informasi yang lengkap. Informasi yang dituliskan harus informasi yang lengkap dan tepat.

5.    Surat resmi harus menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik. Dapat memberikan kesan yang menarik dan positif kepada pembaca sehingga pembaca termotivasi untuk menanggapinya dengan baik.

6.    Surat resmi harus memiliki format yang wajar dan menarik. Artinya format yang dipilih, ukuran kertas, margin (jarak tepi kertas), susunan alamat, sehingga terlihat sebagai suatu surat yang terencana dan nyaman untuk dilihat.

ORGANISASI INTRA SEKOLAH (OSIS )

SMP NEGERI 1 SEMARANG

Jalan Ahmad Yani No. 276 Semarang, Tel. 8411486

Nomor   :123/B/OSIS SMP/X/2004                                                              15 Oktober 2014
Lamp     : Satu Lembar
Prihal     : Permohonan izin

Yth. Pemimpin Redaksi Surat Kabar Suara Rakyat
Jalan Erlangga Raya No. 4-9
Semarang

Dengan hormat

Dalam rangka meningkatkan pengetahuan siswa tentang dunia jurnalistik, siswa kelas VIII A SMP Negeri 3 Semarang bermaksud melakukan kunjuangan ke kantor redaksi surat kabar Suara Rakyat. Kunjungan tersebut menurt rencana akan kami lakukan pada hari Sabtu, 19 November 2004.

Untuk itu, melalui surat ini, kami memohon izin untuk dapat mengadakan kunjungan ke kantor redaksi  Suara Rakyat. Sebagai data tambahan, kami lampirkan daftar siswa yang akan mengikuti kegiatan tersebut.

Demikian surat ini disampaikan, Semoga kerjasama ini membawa manfaat bagi kami dan bagi pihak Suara Rakyat. Atas perhatian disampaikan terima kasih.

Pembina OSIS                                                                                             Ketua OSIS

Muhtar Wartakusunah                                                                                Titin Ratnasari
NIP150235431